Автоматизация процессов в бизнесе становится ключом к его успеху. Многие крупные (и не очень) компании пытаются взять этот барьер, отделяющий от светлого цифрового будущего. Иногда это происходит действительно из-за ощущения потребности улучшения, а иногда просто для соответствия лучшим.
Давайте разберемся, как понять, что нужно внедрять автоматизацию? Как не навредить при изменениях в компании? С чего начать и как оценить результаты?
Итак, главный принцип в определении потребности автоматизации — это понимание, что она действительно нужна.
Звучит довольно нелепо, но я знаю целый ряд компаний, которые просили автоматизировать, но зачем сами не понимали. Они говорят примерно так.
«Вон все у себя процессы автоматизируют, нам тоже надо!».
«А вы можете сделать, чтобы у нас все само автоматически собиралось, анализировалось и решения выдавались?».
А еще много «умных» людей часто подначивают руководителей к нелепой автоматизации словами: «А вы используете новейшие наработки в области искусственного интеллекта и нейросетей? А что у вас с Индустрией 4.0».
Все это заставляет многие компании срочно автоматизироваться.
Я абсолютно согласен, что автоматизация дает существенный эффект в любых сферах бизнеса. Она упрощает контроль, позволяет снизить издержки, обеспечивает лучшую планируемость бизнеса.
Но! Запомните главное. Чтобы подойти к автоматизации, к ней нужно очень тщательно подготовиться. А готовиться нужно и самому руководителю и всем сотрудникам его компании. Каждый должен понимать, что он может выиграть от процесса. Каждый должен понимать, как улучшить его деятельность в компании.
Запомните. Нельзя автоматизировать хаос. У вас будет автоматизированный хаос! Это ужас, кошмар и полный провал!
Ставим цели
Здесь нужно определиться с той заветной целью, к которой мы хотим прийти. Целей может быть несколько. И они должны быть четкими и измеримыми.
Вот, например:
- Снизить затраты на персонал
- Увеличить количество выпускаемой продукции
- Увеличить качество продуктов и сервиса.
- Повысить рентабельность производства
- Улучшить логистику (скорость доставки, снижение запасов на складах и тп)
- Увеличить продажи
…и так далее.
Еще раз обращаю внимание, что каждая цель должна быть измерима! Например, снизить рентабельность продукции на 20%. Это для того, чтобы сначала корректировать цель, а потом оценивать ее достижимость.
Создайте рабочую группу.
Сообщите всем на предприятии, что планируете автоматизацию. Известите каждого, что надеетесь достичь автоматизацией. Здесь очень важно, чтобы каждый понимал свою ответственность за успех операции.
Сделайте карту ответственности. Пропишите, кто и за что отвечает в рабочей группе. Кто кому подчиняется и что согласовывает. В рабочую группу вы можете приглашать внешних экспертов. Такой подход дополнительно даст возможность взглянуть на внутренний механизм вашего бизнеса со стороны. Так сказать «свежим взглядом».
Автоматизируем offline
Нужно сначала выстроить все процессы на своем предприятии. Все должно четко и слаженно работать. Каждый должен знать, что и откуда он получает. Куда передает.
Структуры
Для начала сделайте организационную структуру предприятия (если ее еще нет). На ней укажите кто и кому подчиняется, а также связи между отделами.
Пропишите функциональную структуру. Детализируйте организационнусю структуру до уровня сотрудника и добавьте функции по каждому специалисту. Определите роли в компании и функциональные обязанности каждой роли.
Уже на этом этапе вы можете оптимизировать свой бизнес!
Посмотрите на организационную и функциональную структуры. Поищите пересекающие задачи или задачи, у которых нет ответственных. А может быть есть дублирующие сотрудники? А возможно наоборот, вы поймете, что кого-то недостаточно. Взгляд на такие структуры иногда дает очень многое.
Модели
Пропишите укрупненную бизнес модель работы компании.
Что такое укрупненная бизнес модель? Берем основные процессы работы компании и кратко описываем для чего они необходимы.
Например: Закупка материалов — Цель: постоянно поддерживать необходимые остатки на складах для беспрерывного производства продукции. Закупать материалы по оптимальным ценам. Исключить затоваривание склада.
И так по каждому направлению.
Это даст возможность построить карту процессов компании и определить цель каждого процесса.
Внимание! Цель каждого процесса должна быть направлена на извлечение прибыли. Ведь именно для этого мы создавали компанию!
Укрупненно, в компании бывают процессы трех типов:
- Основные – напрямую влияют на деятельность компании и приносят деньги: продажи, выполнение заказов, закупки, производство, доставка, маркетинг.
- Вспомогательные – обеспечивают выполнение основных процессов: финансы, бухгалтерия, IT, юристы.
- Управляющие – помогают в управлении и администрировании деятельности предприятия: контроль и отчетность, система мотивации.
Схема потоков
Пропишите организационную схему с потоками движения информации и бизнес-процессов внутри компании. По факту это детализация укрупненных процессов. Укажите где, кем и когда они обрабатываются? Сколько времени это занимает? Какие возможны нарушения коммуникации при передаче данных.
Процесс в нотации BPMN
Для начала опишите все процессы «как есть». Посмотрите, как сейчас, реально происходит движение информации на предприятии.
Процессы можно описывать в разных нотациях EPC, VAD, BPMN, VSM, UML и куча других.
Я в основном использую нотацию BPMN. На мой взгляд она лучше подходит для послендующей автоматизации.
Далее вам необходимо провести серьезную аналитическую работу по моделированию новых процессов на предприятии. Для этого есть несколько методик. В целом вам нужно определить эффективность (отсутствие избыточности, отсутствие дублирования, единичность ответственности) по каждому процессу. Перестроить его (изменить время, изменить функционал, изменить направление движения, изменить правила) и проверить как это будет работать в теории. Если интересно про методики, то можете почитать кратко здесь.
Все эти действия необходимо делать именно без привязки к какой-либо информационной системе. Мы еще к автоматизации даже и не подошли))))
Возможно, что у вас на предприятии уже работают какие-то программные продукты. Если да, то их нужно включить в организационную схему.
Это сложный и довольно длительный процесс. Но он является ключевым к пониманию того, что вам нужна автоматизация. И возможна ли она на данном этапе развития вашего бизнеса?
Даже если вы примете решение, что автоматизироваться вам пока рано, то вы, как минимум, будете обладать информацией о всех процессах внутри компании.
Ах, да! Здесь вы можете скорректировать цифры по целям. Когда вы детально понимаете бизнес процессы, вы можете более точно оценить эффект от их оптимизации.
Ресурсы и деньги.
О да! Это всегда недешево. Комплексная автоматизация не может стоить копейки. Ведь это реструктуризация всего вашего бизнеса. Пересаживание его на новые рельсы. Придется много перекраивать, оптимизировать, адаптировать. На этом этапе стоимость может быть определена только примерно. Порядок цифр, так сказать.
Из ресурсов, вы можете определить как внутреннюю команду, так и внешнюю. Иногда лучшим вариантом является использование комбинации внутренних и внешних ресурсов. Это позволит вам минимизировать затраты на штатных специалистов, и в то же время, исключить зависимость от внешних экспертов при последующем развитии проекта.
Пишем ТЗ.
Детальное ТЗ — это прекрасно.
Но как показывает практика идеально детального ТЗ вы все равно не сделаете. Оно всегда будет содержать в себе «темные» уголки непонимания как сделать ту или иную функцию.
Поэтому не переусердствуйте. Главное, чтобы ТЗ не затянулось на вечность и не превратилось в бесконечные — а давай еще вот это добавим.
В любом случае вы должны понимать, что гибкий подход к реализации должен стоять во главе угла. Без гибкости не добьетесь успеха. Вы всегда должны быть готовы к тому, что нужно что-то изменить или сменить приоритеты.
Покажите ТЗ всем на предприятии, особенно ключевым менеджерам. Если там есть секретные разделы, исключите их. Еще раз возвращаемся к тому, что участие каждого важно! Пусть они знают, что планируется автоматизировать. Пусть они даже не понимают чего-то в этом ТЗ. Дать им возможность участвовать — это важно.
Оцениваем сроки и риски.
Требуйте как можно более точной оценки сроков. Просите от группы по автоматизации карту рисков.
Вы точно должны понимать, что может пойти не так, какая вероятность того или иного риска. И что каждый знает, что делать в случае наступления негативного сценария.
Это очень важно в самом начале. Иначе в середине проекта можно прийти к тому, что дальше он не может быть реализован.
Детальная оценка стоимости
Здесь все как со сроками и рисками. Требуйте наиболее детализированую стоимость. Вы всегда должны понимать стоимость проекта при идеальном исходе и при самом негативном. Пусть у будет несколько вариантов сметы!
Важно оценить не только стоимость создания (или внедрения) системы автоматизации, но и стоимость ее дальнейшего обсуживания и возможной доработки.
MVP
Попросите от группы по внедрению план по MVP (минимально жизнеспособный продукт). Это промежуточный продукт, который может принести вам экономический эффект на предприятии.
Пусть вся автоматизация идет по вехам MVP. В зависимости от сложности предприятия сроки по выходу MVP могут варьироваться от 1 до 6 месяцев. Так вы всегда сможете оценивать прогресс, видеть риски.
MVP вы можете смотреть лично! Собирайте на демонстрацию MVP заинтересованных менеджеров. Это очень важно, чтобы исключить риски в дальнейшем.
По каждому MVP вы можете составлять отчет по эффективности внедрения и соответствие MVP начальным целям.
Обучаем
Обучение это важный этап по автоматизации предприятия. Каждый сотрудник должен знать, что предприятяие работает по новму алгоритму. Вы ведь показывали новый алгорим сотрудникам?)))
Поверьте, не все сотрудники будут в восторге от автоматизации. Будут недовольства, саботаж. Это нормально. Одним не хочется изучать новое, они думают что это увеличивает нагрузку. Другие не хотят, чтобы их деятельность стала публичной. Третьи боятся, что станут не нужны.
Теперь очень важно, чтобы каждый усвоил, что по-другому работать запрещено.
Поменяйте должностные инструкции. Измените правила работы. Зафиксируйте статус системы на предприятии документарно.
Только в этом случае вы минимизируете риски саботажа сотрудников и дескридитации автоматизации.
Тестируем
Если вы внедряли по планам MVP, то большая часть системы у вас уже будет хорошо оттестирована. Но в любом случае тестированию необходимо уделить существенное внимание.
Создайте карту тестирования. Распространите ее на предприятии. Назначьте ответственных менеджеров за тестирование по их направлениям. Здесь важно осуществить именно комплексное тестирование всей схемы, сверить ее с организационной схемой потоков, которую делали вначале.
Оцениваем
Промежуточные оценки мы также получали от запуска MVP. Если вы следовали этому принципу, то у вас должна быть довольно понятная картина по достижениям поставленных целей.
Сейчас вы можете зафиксировать соотвествие поставленных целей и достигнутого результатата, сравнивая получившийся функционал с планируемым. Это первичная оценка. Она дает ответы на вопросы: А все ли мы сделали, что планировали? Как серьезно отклонились от изначальной идеи? Все ли работает так как предполагали?
Окончательную оценку от внедрения вы сможете получить только спустя некоторое время. У каждого бизнеса это свой цикл. Где-то реально пролучить оценку на следующий месяц, где-то только через год.
Но! Оценивать эффект обязательно нужно. Только так вы сможете понять об эффективности внедрения современных технологий на предприятии. Только так сможете оперировать реальными цифрами.
Наслаждаемся
Как видите процесс автоматизации объемный и не простой. И это я еще пробежался укрупненно по ключевым вехам. Я не написал как проходит сам процесс автоматизации и как лучше его контролировать? Как оценивать и формировать команду для автоматизации? И так далее.
Но! Если вы все сделаете последовательно и подойдете со всей ответственностью к этому процессу, то результаты не заставят себя ждать.
Спасибо, что дочитали до конца))))
Буду признателен за оценку моей статьи. Если есть вопросы, пишите в комментариях.